Классификация управленческих документов по функциональному назначению основные типы и принципы (7 видео)

Эффективное управление организацией немыслимо без проведения систематизации документов, которые создаются в процессе ее деятельности. Одним из важнейших этапов организации документооборота является их классификация. Классификация управленческих документов по функциональному назначению позволяет создать систему хранения и доступа к информации, а также оптимизировать бизнес-процессы внутри организации.

Основными типами управленческих документов являются:

1. Указы и распоряжения – это документы, в которых происходит установление задач и выдача указаний подчиненным служащим. Они необходимы для координации работы подразделений и регулирования текущих процессов в организации. Указы и распоряжения могут выдаваться руководителями разных уровней: от генерального директора до начальника отдела.

2. Протоколы и отчеты – это документы, которые создаются для фиксации результатов совещаний, собраний или оперативных встреч. Они содержат важную информацию о принятых решениях, деятельности сотрудников, финансовом состоянии и других аспектах работы организации. Протоколы и отчеты имеют правовую силу и могут быть использованы в качестве доказательства в случае необходимости.

3. Приказы и решения – это документы, в которых зафиксированы решения руководства по конкретному вопросу. Они могут содержать указания о выполнении определенных задач, изменениях в организационной структуре, назначении на должность и другую релевантную информацию. Приказы и решения служат надежным инструментом для регулирования и контроля деятельности подразделений и сотрудников.

Принципы классификации управленческих документов должны учитывать специфику организации, ее структуру и потребности в доступе к информации. Классификация должна быть логичной, последовательной и прозрачной для всех сотрудников. Кроме того, она должна обеспечивать возможность быстрого поиска и анализа документов, а также их сохранности и конфиденциальности.

Содержание

Классификация управленческих документов
По функциональному назначению
Основные типы
Принципы классификации
🎦 Видео

Видео:Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать

Классификация управленческих документов

Управленческая деятельность включает в себя множество процессов, и каждый процесс требует определенного набора документов. Для удобства управления и организации документооборота существует классификация управленческих документов.

Основной принцип классификации управленческих документов заключается в их разделении по функциональному назначению. В зависимости от роли, которую выполняет документ в управлении организацией, он может быть отнесен к одной из следующих категорий:

1. Плановые документы: включают в себя различные виды планов, стратегические и тактические документы, направленные на определение целей, задач и планов деятельности организации.

2. Организационно-распорядительные документы: регламентируют правила и порядок работы внутри организации, включая положения, инструкции, приказы и другие нормативно-распорядительные акты.

3. Финансово-хозяйственные документы: включают в себя финансовые отчеты, бухгалтерскую отчетность, документацию по планированию и контролю финансово-хозяйственной деятельности организации.

4. Кадровые документы: отражают процессы управления персоналом, включая документы по найму, трудовому договору, кадровому учету, оценке и премированию сотрудников.

5. Документы по развитию и инновациям: связаны с процессами развития и инноваций в организации, включают в себя проекты, отчеты о результатах исследований, документацию по управлению инновационной деятельностью.

6. Информационно-аналитические документы: включают в себя отчеты, аналитические материалы, сводки, меморандумы и другие документы, необходимые для принятия управленческих решений.

Корректная классификация управленческих документов играет важную роль в организации документооборота и облегчает управление организацией в целом.

Видео:Типы организационных структурСкачать

По функциональному назначению

Управленческие документы могут быть классифицированы по функциональному назначению, то есть по основному назначению и цели, которые они выполняют в организации. В зависимости от этого, документы могут быть разделены на следующие типы:

Стратегические документы – документы, которые разрабатываются для определения стратегии и долгосрочных целей организации. Они включают в себя стратегические планы, различные программы развития и стратегические проекты.
Тактические документы – документы, которые разрабатываются для реализации стратегических целей организации. Они определяют тактику и краткосрочные планы действий, направленные на достижение поставленных задач.
Оперативные документы – документы, которые разрабатываются для организации и контроля текущих операций в организации. Они включают в себя приказы, распоряжения, протоколы заседаний и другие документы, необходимые для повседневной работы.
Аналитические документы – документы, которые разрабатываются для анализа и изучения различных процессов, явлений и явлений в организации. Они включают в себя отчеты, исследования, аналитические записки и аналитические отчеты.
Справочные документы – документы, которые разрабатываются для информационной поддержки работы организации. Они включают в себя справочные материалы, справочники и другую информацию, необходимую для организации работы организации.

Каждый из этих типов документов выполняет определенные функции и имеет свой специфический характер. При классификации управленческих документов по функциональному назначению необходимо учитывать эти особенности и цели их создания.

Основные типы

Управленческие документы могут быть разделены на несколько основных типов в соответствии с их функциональным назначением:

1. Документы, отражающие организационно-распорядительную деятельность: включают в себя уставы, положения, инструкции, приказы, распоряжения и другие документы, определяющие структуру и порядок работы организации, а также права и обязанности ее сотрудников.

2. Документы, отражающие финансово-экономическую деятельность: это бухгалтерская и налоговая отчетность, бизнес-планы, бюджеты, сметы, отчеты о выполнении планов и другие документы, связанные с учетом и управлением финансовыми ресурсами организации.

3. Документы, отражающие кадровую деятельность: это документы, связанные с наймом и увольнением сотрудников, их трудовыми договорами, приказами о назначении и повышении квалификации, трудовыми книжками и другими документами, регулирующими отношения между организацией и ее персоналом.

4. Документы, отражающие маркетинговую и рекламную деятельность: это планы маркетинга, исследования рынка, рекламные материалы, договоры с поставщиками и клиентами, отчеты о реализации продукции и другие документы, связанные с продвижением товаров или услуг организации.

5. Документы, отражающие юридическую деятельность: это договоры, лицензии, патенты, исковые заявления, протоколы собраний и другие документы, связанные с правовыми отношениями организации и ее участников.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению позволяет более организованно и систематизированно управлять информацией о деятельности организации и облегчает поиск и доступ к необходимой информации.

Принципы классификации

Классификация управленческих документов по функциональному назначению осуществляется согласно ряда принципов, которые помогают формировать эффективную и систематизированную систему документооборота.

1. Принцип функциональности: документы классифицируются в соответствии с основными функциями управления организацией, такими как планирование, организация, контроль и принятие решений. Каждой функциональной области соответствует определенная группа документов.

2. Принцип предметной области: документы группируются по предметной области деятельности организации. Например, для производственного предприятия основными предметными областями могут быть производство, снабжение, финансы и др.

3. Принцип хронологии: документы упорядочиваются в хронологическом порядке, начиная с наиболее ранних и заканчивая последними. Это позволяет удобно отслеживать последовательность событий и изменений в организации.

4. Принцип комплектности: документы группируются в единые комплекты, которые содержат всю необходимую информацию по определенному вопросу или делу. Это облегчает доступ и поиск нужных документов.

5. Принцип алфавитного порядка: при классификации документов по наименованию или автору, они располагаются в алфавитном порядке для удобства поиска и ориентации.

6. Принцип доступности: классификация должна предусматривать удобный и быстрый доступ к документам для сотрудников организации. Для этого могут применяться различные системы хранения и индексация.

С помощью основных принципов классификации управленческих документов организации могут организовать эффективную систему документооборота, способствующую удобному поиску, хранению и использованию необходимых документов.