Классификация распорядительных документов основные типы и принципы (8 видео)

Распорядительные документы – это документы, которые регулируют организационную структуру и функционирование организации. Они определяют порядок принятия решений, распределение полномочий и ответственности, а также основные принципы деятельности. Классификация распорядительных документов является важным инструментом для систематизации и управления этими документами.

Основная цель классификации – обеспечить удобство и эффективность поиска и хранения распорядительных документов. При правильной классификации каждый документ должен быть легко обнаруживаемым и доступным. Классификация также способствует упорядочиванию и стандартизации документов, что упрощает работу специалистов и улучшает общую документооборот.

Основные типы распорядительных документов включают в себя приказы, положения, инструкции, директивы, письма и другие. Каждый из этих типов документов несет свою собственную информацию и имеет свою уникальную структуру и формат. Например, приказы являются основными актами управления и имеют нормативно-распорядительный характер, а инструкции содержат указания и рекомендации по выполнению конкретных задач.

Содержание

Классификация распорядительных документов
Общая информация о классификации
Принципы классификации
Типы распорядительных документов
Классификация по действию
Нормативно-правовые акты
Внутренние нормативные акты
Классификация по сфере действия
Распорядительные документы федерального уровня
Распорядительные документы регионального уровня
Классификация по органам, принявшим документ
Президентские распоряжения
Постановления Правительства РФ
Классификация по предметной области
Трудовые распорядительные документы
Финансовые распорядительные документы
Классификация по уровню секретности
Распорядительные документы общего доступа
Конфиденциальные распорядительные документы
📺 Видео

Видео:Первичные учётные документыСкачать

Классификация распорядительных документов

Классификация распорядительных документов позволяет систематизировать и стандартизировать их виды и типы. Она основывается на следующих принципах:

Правовой принцип: документы классифицируются в соответствии с действующим законодательством и нормативно-правовыми актами.
Функциональный принцип: документы классифицируются в соответствии с выполняемыми функциями и задачами организации.
Субъектный принцип: документы классифицируются в зависимости от организационных структур, подразделений и должностей.
Временной принцип: документы классифицируются в зависимости от сроков их действия и хранения.

Основные типы распорядительных документов включают:

Приказы;
Распоряжения;
Постановления;
Решения;
Протоколы;
Инструкции;
Наказы;
Письма и телеграммы;
Запросы и запросы;
Доклады и отчеты.

Классификация распорядительных документов является основой эффективности их использования в деятельности организации. Она позволяет быстро находить необходимую информацию, определять ответственность за ее выполнение и обеспечивать взаимодействие между сотрудниками.

Видео:Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать

Общая информация о классификации

Основная цель классификации – это облегчить поиск нужной информации и установить порядок в хранении и использовании документов. В результате классификации каждый документ получает определенное место в системе документооборота, что упрощает его дальнейшее использование и архивирование.

Классификация основывается на определенных принципах, которые позволяют группировать документы по их содержанию, характеру и функциям. В основу принципов классификации лежат принципы последовательности, единства, достоверности, относительности и универсальности.

Также существуют основные типы классификации, включающие категории, группы и подгруппы. Каждый тип классификации обладает своими особенностями и привязывается к определенной системе организации документооборота.

Важно отметить, что классификация должна быть гибкой и подлежать изменениям в соответствии с эволюцией организации и изменениями в законодательстве.

Принципы классификации

Принцип систематичности и иерархичности. Классификация распорядительных документов должна быть построена на основе иерархической системы, где каждый документ имеет свое место в структуре. Это позволяет упорядочить информацию и облегчить ее поиск.
Принцип единообразия. Классификация должна быть построена таким образом, чтобы она была понятной и доступной для всех пользователей. Необходимо использовать единые термины и правила классификации.
Принцип направленности на пользователя. Классификация должна быть ориентирована на конечного пользователя, то есть учитывать потребности и задачи пользователей. Это позволяет облегчить поиск и получение необходимой информации.
Принцип открытости и гибкости. Классификация должна быть открытой и гибкой, чтобы учитывать изменения в нормативной базе и внутренних процессах организации. Это позволяет адаптироваться к новым требованиям и обеспечивать актуальность информации.
Принцип полноты и систематичности. Классификация должна быть полной и непрерывной, то есть охватывать все распорядительные документы организации. Каждый документ должен иметь свое место в системе классификации, чтобы не допускать пропусков или дублирования.

Внедрение и соблюдение данных принципов позволяет эффективно классифицировать распорядительные документы, что способствует упорядочиванию информации и облегчает ее поиск и использование.

Типы распорядительных документов

Существует несколько основных типов распорядительных документов, которые выполняют разные функции и регулируют различные аспекты деятельности организации:

1. Приказы — это документы, в которых руководитель организации устанавливает порядок и правила работы внутри организации. Приказы могут касаться различных аспектов работы, таких как назначение на должность, установление графика работы, принятие командировок и т.д.

2. Распоряжения — это документы, которые направляются подчиненным должностным лицам и содержат распоряжения руководителя о выполнении определенных задач. Распоряжения могут касаться различных аспектов работы, например, организации мероприятий, проведения проверок и т.д.

3. Инструкции — это документы, в которых руководитель организации устанавливает правила выполнения определенных процедур или действий. Инструкции могут касаться различных аспектов работы, таких как охрана труда, использование технического оборудования, обработка документов и т.д.

4. Положения — это документы, которые устанавливают основные принципы и правила работы внутри организации. Положения могут касаться различных аспектов работы, например, организационной структуры, процедур набора персонала, управления финансами и т.д.

5. Приказы по личному составу — это документы, которые касаются непосредственно персонала организации, такие как назначение на должность, переводы сотрудников, установление надбавок и т.д.

Каждый из типов распорядительных документов играет важную роль в организации и помогает установить порядок и правила работы, а также обеспечить эффективное и гармоничное функционирование организации.

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Классификация по действию

Распорядительные документы, в зависимости от выполняемого действия, могут быть классифицированы на несколько типов:

Тип документа	Описание
Распорядительные	Документы, которые содержат указания и предписания, направленные на выполнение определенных действий.
Приказы	Документы, используемые для организационного и управленческого решения проблем и вопросов, возникающих в организации.
Постановления	Документы, содержащие решения компетентных органов, принятые в ходе совещаний или заседаний, относящиеся к деятельности организации.
Директивы	Документы, в которых устанавливаются конкретные действия, требующие выполнения или соблюдения определенных мероприятий.

Классификация распорядительных документов по действию позволяет систематизировать и структурировать их для удобства и эффективности работы организации. Это позволяет упростить поиск и обращение к необходимым документам, а также обеспечить правильную выполнение указанных в них действий.

Нормативно-правовые акты

Нормативно-правовые акты подразделяются на несколько типов в зависимости от своей правовой силы и сферы применения. К ним относятся:

• Конституция и основные законы государства, которые имеют самый высокий правовой статус и являются основой всего правового строительства.

• Федеральные законы, которые принимаются федеральным законодательным органом и регулируют важные общественные отношения.

• Указы Президента, постановления Правительства, предписания министерств и ведомств, которые определяют конкретные положения, требования и регламенты в различных сферах деятельности.

• Нормативные акты местного самоуправления, которые принимаются органами актерами местного уровня и регулируют местные интересы и отношения.

Все нормативно-правовые акты должны соответствовать вышестоящим актам и регулировать отношения в соответствии с действующим законодательством. Они обязательны к исполнению и подлежат соблюдению всеми субъектами, на которых распространяется их действие.

Внутренние нормативные акты

Внутренние нормативные акты включают в себя следующие документы:

1. Положения – основные документы, регулирующие структуру и функции организации, а также должностные обязанности и права сотрудников.

2. Инструкции – документы, устанавливающие конкретные правила и порядок выполнения определенных задач и процедур.

3. Регламенты – документы, регулирующие порядок работы и оказания услуг в пределах определенной службы или отдела.

4. Приказы – распоряжения руководителя организации или его заместителей, которые устанавливают конкретные действия, обязательные для сотрудников.

Внутренние нормативные акты имеют важное значение для правильного функционирования организации. Они способствуют снижению рисков, повышению эффективности работы и соблюдению правил внутреннего трудового распорядка.

Видео:Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.Скачать

Классификация по сфере действия

Распорядительные документы могут быть классифицированы по сфере их действия. Это означает, что документы группируются по той области деятельности или сфере действия, в которой они используются. Классификация по сфере действия позволяет более эффективно управлять распорядительными документами и быстро находить нужную информацию.

Одним из наиболее распространенных примеров классификации по сфере действия является деление документов на отраслевые категории. Например, распорядительные документы могут быть классифицированы по следующим отраслям: здравоохранение, образование, транспорт, строительство, сельское хозяйство и др.

Также распорядительные документы могут быть классифицированы по функциональным областям. Например, документы могут быть разделены на следующие категории: управление персоналом, финансы, закупки, правовая поддержка, информационные технологии и т.д.

Классификация по сфере действия позволяет структурировать распорядительные документы, делает процесс управления информацией более удобным и эффективным. Она помогает организациям управлять своими деловыми процессами, а также упрощает поиск и архивирование документов.

Распорядительные документы федерального уровня

Принципы классификации распорядительных документов федерального уровня строятся на основе их содержания и целей. Основные типы распорядительных документов федерального уровня включают:

Указы Президента Российской Федерации — основной вид распорядительных документов, которые принимает Президент. Они имеют наивысшую юридическую силу и регулируют широкий спектр вопросов;
Постановления Правительства Российской Федерации — принимаются Правительством и являются нормативными актами, которые регулируют различные сферы государственной деятельности;
Распоряжения Правительства Российской Федерации — устанавливают экономические, социальные и организационные меры, направленные на реализацию решений Правительства;
Федеральные законы — являются основными юридическими актами Российской Федерации и принимаются Федеральным Собранием;
Приказы и распоряжения министерств и ведомств — принимаются субъектами федеральной власти, имеют нормативный характер и регулируют деятельность конкретных органов и учреждений.

Классификация распорядительных документов федерального уровня позволяет систематизировать нормативные акты, что облегчает их поиск, изучение и применение. Точное понимание различий между типами распорядительных документов позволяет правильно толковать и применять законодательство Российской Федерации.

Распорядительные документы регионального уровня

Основными типами распорядительных документов регионального уровня являются:

Тип документа	Описание
Распоряжение	Документ, в котором содержатся указания и предписания главы регионального исполнительного органа по вопросам управления и регулирования в регионе.
Постановление	Документ, в котором содержатся решения и рекомендации региональных исполнительных органов по текущим и оперативным вопросам управления регионом.
Приказ	Документ, в котором содержатся указания и распоряжения руководителя исполнительного органа по конкретным вопросам деятельности в регионе.

Принципы классификации распорядительных документов регионального уровня включают:

Полноту — документ должен содержать все необходимые сведения и указания для реализации установленного порядка.
Однозначность — документ должен быть понятным и не допускать двусмысленной интерпретации.
Актуальность — документ должен соответствовать текущим потребностям и задачам регионального уровня.
Системность — документ должен быть частью системы нормативных актов региона и соответствовать ее требованиям.

Распорядительные документы регионального уровня играют важную роль в обеспечении эффективного управления и развития региона. Они осуществляют контроль за исполнением поручений и решений главы региона, а также регулируют проведение мероприятий и распределение ресурсов на территории региона. Классификация и принципы оформления таких документов помогают стандартизировать процессы и обеспечивают достоверность и юридическую значимость документов регионального уровня.

Видео:Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Классификация по органам, принявшим документ

Распорядительные документы могут быть классифицированы по органам, принявшим их:

Президентская администрация — в данную категорию включаются документы, принятые Президентом Российской Федерации или его администрацией.
Правительство Российской Федерации — в данную категорию входят документы, принятые Правительством Российской Федерации или его структурными подразделениями.
Федеральные органы исполнительной власти — в эту категорию включаются документы, принятые федеральными органами исполнительной власти, такими как министерства, ведомства, федеральные службы и др.
Местные органы исполнительной власти — в данную категорию входят документы, принятые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, городов, районов и др.
Органы местного самоуправления — в эту категорию включаются документы, принятые органами местного самоуправления, такими как муниципальные комитеты, управы и др.
Прочие органы и организации — в данную категорию входят документы, принятые органами и организациями, которые не входят в вышеперечисленные категории, например, государственными корпорациями, фондами, банками и др.

Классификация документов по органам, принявшим их, является важной составляющей системы классификации распорядительных документов и позволяет упорядочить их по источнику принятия и согласования.

Президентские распоряжения

Президентские распоряжения принимаются президентом страны в порядке, предусмотренном Конституцией и законодательством. Они регулируют важные вопросы государственной политики, внутренние и внешние отношения страны, повышение обороноспособности, укрепление правопорядка, защиту прав и свобод граждан.

Президентские распоряжения представляют собой нормативный акт, в котором указываются конкретные поручения, обязательства и решения президента. Они могут быть адресованы правительству, министерствам и другим государственным органам. Кроме того, президентские распоряжения могут содержать приказы о назначении и освобождении должностных лиц.

Номер распоряжения	Дата принятия	Наименование
Распоряжение № 1	01.01.2022	О мерах по сокращению бюрократии в государственных органах
Распоряжение № 2	05.01.2022	О проведении национального конгресса по промышленности
Распоряжение № 3	10.01.2022	О мерах по развитию информационных технологий в стране

Президентские роспоряжения важны для эффективного управления государством и осуществления президентом своих полномочий. Они служат инструментом реализации президентской власти и способствуют развитию страны. Правильная классификация и систематизация президентских распоряжений обеспечивает их более удобное использование и хранение в архивах.

Постановления Правительства РФ

Постановления Правительства РФ обязательны для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, должностными лицами и гражданами.

Принятие постановлений Правительства РФ осуществляется на основе положений Конституции РФ и законодательства РФ. Основной принцип классификации постановлений Правительства РФ – это деление на постановления об утверждении или изменении нормативных актов, постановления об организационных вопросах, постановления об установлении нормативов и стандартов, постановления о финансовых вопросах и т. д.

В постановлениях Правительства РФ содержится подробное описание требований и регламентов, которые должны соблюдаться в рамках определенных сфер деятельности. Также они могут устанавливать штрафы и санкции за нарушение установленных правил и норм, а также порядок их применения.

Постановления Правительства РФ являются основным инструментом регулирования жизни и деятельности различных сфер общества. Они позволяют установить единые стандарты и правила, которые необходимо соблюдать и выполнять всеми участниками соответствующих отраслей и сфер.

Видео:Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Классификация по предметной области

Классификация по предметной области основана на том, что документы группируются в соответствии со сходством их содержания и тематики. Например, все документы, связанные с финансовыми вопросами, могут быть собраны в одну группу.

Эта классификация позволяет упорядочить документы в рамках конкретных сфер деятельности или областей знания. Также она облегчает поиск и доступ к необходимым документам внутри организации.

Классификация по предметной области может быть использована в различных сферах и отраслях, таких как юриспруденция, медицина, наука, образование и т.д. Она позволяет организовать документацию, сделать ее более удобной в использовании и систематизировать информацию.

Трудовые распорядительные документы

Основными трудовыми распорядительными документами являются:

Положение о труде — документ, определяющий основные условия и порядок трудовой деятельности работников;
График работы — документ, в котором указывается режим работы работников, их рабочие дни и часы;
Инструкция по труду — документ, содержащий подробные указания по выполнению конкретных рабочих процессов и задач;
Правила внутреннего трудового распорядка — документ, регулирующий поведение работников внутри организации, а также устанавливающий правила пользования имуществом и оборудованием;
Должностные инструкции — документы, описывающие обязанности и функциональные обязанности работников на конкретных должностях.

Трудовые распорядительные документы являются важным инструментом для эффективной организации работы и обеспечивают стабильность и согласованность действий всех сотрудников. Соблюдение указаний и правил, установленных в таких документах, позволяет достигать заданных целей и обеспечивать высокий уровень профессионализма внутри предприятия.

Финансовые распорядительные документы

Финансовые распорядительные документы относятся к классу распорядительных документов и представляют собой документы, регулирующие финансовую деятельность организации. Они включают в себя такие виды документов, как счета, платежные поручения, кассовые ордера, акты приема-передачи денежных средств и другие.

Целью финансовых распорядительных документов является обеспечение контроля за движением денежных средств и правильным использованием финансовых ресурсов организации. Они помогают осуществлять учет и контроль за финансовыми операциями, а также обеспечивают правовую защиту интересов организации.

Финансовые распорядительные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными нормативными требованиями и должностными инструкциями. Они должны содержать необходимые реквизиты, такие как наименование организации, дату, номер документа, сумму, данные о плательщике и получателе и т.д.

Финансовые распорядительные документы классифицируются по видам операций и могут быть разделены на несколько групп:

Документы, связанные с получением денежных средств: счета, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.
Документы, связанные с выдачей денежных средств: кассовые документы, акты приема-передачи денежных средств и т.д.
Документы, связанные с оформлением финансовых операций: договоры, акты, расчеты и т.д.
Документы, связанные с учетом финансовых операций: журналы и книги учета.

Принципы классификации финансовых распорядительных документов включают систематизацию и унификацию документов в рамках организации, установление порядка их регистрации и хранения, а также обеспечение правовой значимости и достоверности информации, содержащейся в них.

Таким образом, финансовые распорядительные документы играют важную роль в финансовой деятельности организации, обеспечивая контроль за движением денежных средств и правильное использование финансовых ресурсов.

Видео:Урок 4. Системы документации, важность систематизации для настроек ИС.Скачать

Классификация по уровню секретности

В основе классификации по уровню секретности лежит понятие «секретность». Оно определяет степень важности и конфиденциальности информации, которая содержится в документе. Секретность может быть разделена на несколько уровней:

Открытая информация — это информация, которая не является конфиденциальной и может быть доступна широкому кругу лиц. Такой информацией могут быть, например, общедоступные законы, постановления, приказы и другие документы.
Ограниченный доступ — это информация, доступ к которой ограничен определенными категориями лиц. Такая информация может содержать коммерческие секреты, персональные данные, внутренние регламенты и т.д. Для получения доступа к этой информации обычно требуется соответствующее разрешение или авторизация.
Секретная информация — это информация, доступ к которой имеют только лица, непосредственно участвующие в работе с ней. Такая информация может содержать государственные секреты, военные тайны, коммерческие секреты организаций и т.д. Передача и хранение такой информации регулируются строгими правилами и требованиями.

Классификация по уровню секретности является важным инструментом для обеспечения безопасности и защиты конфиденциальной информации. Она помогает установить требования к обработке и хранению документов, а также определить круг лиц, которые должны получить доступ к этой информации.

Распорядительные документы общего доступа

Распорядительные документы общего доступа включают в себя:

Тип документа	Описание
Положения	Документы, определяющие правила и порядок организации работы внутри организации или отдельного подразделения.
Инструкции	Документы, содержащие подробные указания по выполнению определенных процедур или операций.
Приказы	Документы, которыми руководитель организации или его представитель дает указания исполнителям по конкретным вопросам.
Распоряжения	Документы, устанавливающие порядок и условия использования материальных и финансовых ресурсов организации.
Планы	Документы, определяющие цели и задачи организации на определенный период времени, а также способы и порядок их достижения.

Распорядительные документы общего доступа являются важным инструментом управления организацией, поскольку они обеспечивают прозрачность и понятность в деятельности, а также способствуют согласованности и эффективности работы всего коллектива.

Конфиденциальные распорядительные документы

Такие документы содержат информацию, которая может влиять на интересы государства, организации или частных лиц, поэтому их распространение и использование должны быть строго контролируемыми.

Конфиденциальные распорядительные документы обычно содержат сведения о принятии важных управленческих решений, касающихся структуры и функций организации, финансовых операций, персонала, а также других аспектов ее деятельности.

Для обозначения степени конфиденциальности таких документов применяются специальные обозначения и маркировки, позволяющие определить, кто имеет право на доступ к документу и до какой степени его содержание ограничено для остальных лиц.

Конфиденциальные распорядительные документы хранятся в специально оборудованных помещениях, доступ к которым имеют только предварительно уполномоченные лица.

Уровень конфиденциальности	Описание
Строго секретно	Документы, доступ к которым разрешен только определенным лицам, занимающим высокие позиции в организации или государственных структурах.
Секретно	Документы, доступ к которым разрешен ограниченному кругу лиц, обязанных сохранять конфиденциальность информации.
Доверительно	Документы, содержащие информацию, предназначенную только для конкретных сотрудников или подразделений организации.
Ограничено для ознакомления	Документы, доступ к которым разрешен только лицам, имеющим непосредственный интерес или необходимость в ознакомлении с информацией.