Классификация документов по срокам хранения основные категории и правила (8 видео)

Документы — важная составляющая работы любой организации. Они хранят в себе информацию, необходимую для проведения деловых операций и регулирования различных процессов. Однако со временем документы устаревают, и для обеспечения эффективного управления информацией необходимо классифицировать их по срокам хранения.

Основные категории документов по срокам хранения включают: временные, постоянные и долгосрочные. Временные документы — это документы, которые используются на протяжении определенного периода времени и после этого подлежат уничтожению. К таким документам относятся, например, предложения, отчеты, запросы и протоколы заседаний. Они служат для текущих операций и регулярно обновляются новыми версиями.

Постоянные документы — это документы, которые хранятся постоянно и являются неотъемлемой частью истории организации. Они содержат в себе важную информацию, которая имеет долговременную ценность. К постоянным документам относятся, например, уставы, положения, регистры, договоры и протоколы собраний. Они часто оформлены в виде документов на бумаге и требуют особого внимания при хранении и обработке.

Долгосрочные документы — это документы, которые требуется хранить в течение продолжительного периода времени в соответствии с действующими законодательством и регулятивными актами. К таким документам относятся, например, бухгалтерская и финансовая отчетность, кадровые документы, статистическая отчетность и документы, связанные с закрытием предприятий.

Классификация документов по срокам хранения необходима для обеспечения юридической и информационной безопасности организации. Она позволяет определить, какие документы могут быть уничтожены, а какие должны быть сохранены на долгие годы. Кроме того, классификация документов помогает рационально использовать ресурсы организации, направляя их на сохранение и обработку только самой важной и нужной информации.

Правила классификации документов по срокам хранения разрабатываются на основе законодательства и нормативных актов, регулирующих деятельность организации. Они должны быть доступны сотрудникам и строго соблюдаться при работе с документами. Правила классификации включают в себя определение категорий документов, установление сроков и порядка хранения, организацию процесса уничтожения документов при истечении срока хранения. Важно также учитывать специфику каждой организации и ее отрасли при разработке правил классификации и установлении сроков хранения документов.

Содержание

Классификация документов по срокам хранения
Значение классификации документов
Цели и задачи классификации документов
Основные категории документов
Документы постоянного хранения
Документы временного хранения
Правила классификации документов
Определение сроков хранения документов
Ответственность за классификацию документов
📸 Видео

Видео:Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Классификация документов по срокам хранения

В общем, классификация документов по срокам хранения основывается на различных категориях документов и правилах, установленных организацией или законодательством. Следующие категории документов могут применяться в классификации:

1. Важные документы: это документы, которые имеют стратегическую или юридическую значимость для организации. Они могут включать учредительные документы, договоры, лицензии и т. д. Такие документы обычно хранятся весь срок существования организации.

2. Финансовые документы: это документы, относящиеся к финансовым операциям организации, таким как бухгалтерские записи, налоговые декларации, квитанции и т. д. Обычно срок хранения таких документов составляет от 3 до 10 лет в зависимости от законодательства.

3. Кадровые документы: это документы, относящиеся к персоналу организации, таким как трудовые договоры, приказы о приеме на работу, рапортные книжки и т. д. Обычно срок хранения таких документов составляет от 5 до 75 лет в зависимости от законодательства и типа документа.

4. Архивные документы: это документы, которые уже не являются активными, но имеют историческую или культурную ценность. Они могут включать отчеты, протоколы заседаний и другие документы, которые необходимо сохранить для исследований или справочной информации.

5. Устаревшие документы: это документы, которые потеряли свою актуальность и могут быть уничтожены. Они могут быть старыми версиями документов, которые были заменены более новыми, или документами, которые уже не требуются для дальнейшего использования. Уничтожение таких документов обычно осуществляется в соответствии с определенными процедурами и правилами.

Корректная классификация документов по срокам хранения является важным аспектом эффективной работы с документами. Она позволяет оптимизировать использование ресурсов организации, обеспечить соблюдение юридических требований и обеспечить защиту конфиденциальной информации.

Обратите внимание, что сроки хранения документов могут различаться в разных странах и отраслях деятельности, поэтому рекомендуется учитывать законодательство и правила, применимые в вашем регионе или сфере деятельности.

Значение классификации документов

Классификация документов имеет огромное значение в работе организации, так как позволяет эффективно организовать документацию и обеспечить удобный доступ к необходимым документам.

Основная цель классификации документов заключается в создании системы, которая позволяет систематизировать документы по определенным категориям и правилам. Такая система облегчает поиск и обработку документов, а также обеспечивает их сохранность и бесперебойное функционирование.

Классификация документов позволяет лучше контролировать информацию, упорядочить ее и предотвратить ее потерю или неправильное использование. Она дает возможность определить, каких документов требуется хранить, а каких избавиться, а также определить сроки и условия хранения каждой категории документов.

Еще одно важное значение классификации документов состоит в возможности обеспечить своевременное уничтожение и удаление устаревших и ненужных документов, что позволяет освободить место для новых документов и уменьшить нагрузку на архивное хранилище.

Таким образом, классификация документов играет ключевую роль в эффективной работе организации, обеспечивая систематизацию, контроль и удобный доступ к документам, а также обеспечивая их сохранность и безопасность.

Цели и задачи классификации документов

Задачи классификации документов включают:

Упорядочение документов. Классификация документов помогает систематизировать их и облегчает поиск нужной информации.
Обеспечение безопасности документов. Классификация документов позволяет определить уровень их доступности и установить соответствующие меры безопасности.
Установление сроков хранения и уничтожения. Классификация документов позволяет определить их значимость и установить соответствующие сроки хранения и уничтожения, что способствует оптимизации работы с документами и экономии ресурсов.
Повышение эффективности управления. Классификация документов помогает оптимизировать управление документооборотом, облегчает принятие решений и позволяет снизить риски связанные с ошибками и упущениями.
Снижение рисков правовых нарушений. Классификация документов помогает соблюдать требования законодательства и установить соответствующие меры контроля и ответственности.

Таким образом, классификация документов является неотъемлемой частью эффективной организации документооборота, способствует повышению эффективности управления и обеспечению безопасности информации.

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Основные категории документов

1. Долгосрочное хранение

В данную категорию входят документы, которые должны храниться в организации на протяжении неограниченного времени или на очень долгий срок. К таким документам относятся основные учредительные документы организации, а также документы, связанные с правовыми и финансовыми вопросами. Для обозначения документов этой категории рекомендуется использовать ярлык или маркировку, отличающую их от других категорий.

2. Среднесрочное хранение

Документы, относящиеся к данной категории, должны храниться в организации определенный срок, который обычно составляет от 1 до 10 лет. К таким документам могут относиться отчеты, письма и другие документы, которые используются в организации для текущей работы. На каждом документе этой категории должны быть указаны дата создания и срок хранения.

3. Краткосрочное хранение

Документы, относящиеся к данной категории, не требуют длительного хранения и обычно используются и уничтожаются в течение небольшого срока. К таким документам могут относиться временные записи, рабочие чертежи и протоколы совещаний. При создании и обработке документов этой категории следует установить специальные правила и процедуры для их хранения и уничтожения.

4. Важные документы

Эта категория включает документы, которые являются особенно важными для организации. Они могут быть связаны с законодательством, контрактами, лицензиями и другими документами, на основании которых осуществляется деятельность организации. Для таких документов рекомендуется установить дополнительные меры безопасности, такие как защита паролем или хранение на специальных носителях.

5. Незначительные документы

К этой категории относятся документы, обладающие незначительной информативной ценностью и требующие минимальных затрат на их хранение и обработку. К ним могут относиться рекламные материалы, брошюры, списки телефонов и прочие документы, которые могут быть полезными, но не являются неотъемлемой частью работы организации.

6. Конфиденциальные документы

В данную категорию включаются документы, содержащие конфиденциальную информацию, такую как персональные данные сотрудников, клиентов или коммерческая тайна. Для таких документов необходимо установить дополнительные меры безопасности, такие как контроль доступа, шифрование или ограничение прав доступа к ним.

Документы постоянного хранения

Примеры документов постоянного хранения:

Уставы и положения – основные документы, определяющие правовой статус организации и ее внутреннюю структуру.
Договоры и контракты – заключенные с третьими лицами соглашения, в которых фиксируются права и обязанности сторон.
Отчеты и протоколы – документы, в которых фиксируются результаты деятельности организации, принятые решения, отчеты о выполнении планов и т.д.
Финансовая и бухгалтерская отчетность – документы, отражающие финансовое состояние и результаты деятельности организации.
Архивные документы – документы, которые были отобраны из делопроизводства и сохранены для долгосрочного использования и научных исследований.

Документы постоянного хранения требуют специальных условий и мер безопасности при их хранении. Они должны быть защищены от воздействия внешних факторов, таких как влага, пыль, свет, температурные колебания и другие.

Также важно обеспечить точность и достоверность сохранения документов. Для этого необходимо использовать специальные папки, конверты, пломбы и маркировку.

Организации должны разработать и утвердить специальные правила и процедуры по организации и обеспечению сохранности документов постоянного хранения, а также определить место их хранения, соответствующее требованиям.

Документы временного хранения

Документы временного хранения обычно относятся к следующим категориям:

Расчетно-платежные документы, такие как квитанции, счета, чеки и др.
Документы, связанные с текущей закупкой товаров и услуг.
Корреспонденция, имеющая оперативный характер и решение текущих задач.
Внутренние служебные записки и отчеты, которые не требуют долгосрочного хранения.
Документы, связанные с текущими персональными вопросами, такие как заявления на отпуск, справки и т.д.

При классификации и работе с документами временного хранения необходимо учитывать следующие правила:

Определить точный срок хранения каждой категории документов.
Осуществлять своевременное уничтожение документов по истечении установленного срока.
Устанавливать правила доступа к документам временного хранения только уполномоченным сотрудникам.
Обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в документах.
Оформлять документацию по хранению и уничтожению документов в соответствии с установленной процедурой.

Соблюдение правил классификации и работы с документами временного хранения позволит обеспечить эффективное использование документов в рамках текущей деятельности организации и поддерживать актуальность информации.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Правила классификации документов

Основными правилами классификации документов являются:

Категория	Срок хранения
Очень срочные	3 года
Срочные	5 лет
Средней важности	10 лет
Малой важности	20 лет
Бесхозяйные	бессрочное хранение

Категорию «Очень срочные» обычно назначают документам, которые требуют немедленной реакции или предоставления информации в течение короткого срока после получения. Такие документы имеют срок хранения 3 года.

Категория «Срочные» применяется к документам, которые должны быть сохранены в течение 5 лет. Чаще всего это акты, письма, меморандумы и другие документы, требующиеся для оперативной деятельности организации или предприятия.

Документы, относящиеся к категории «Средней важности», сохраняются в течение 10 лет. Обычно это договоры, финансовые отчеты, планы и другая документация, необходимая для анализа и контроля работы организации.

Категория «Малой важности» включает документы, которые должны быть сохранены в течение 20 лет. Это могут быть отчеты о выполненных работах, техническая документация и др.

Категория «Бесхозяйные» применяется к документам, утратившим юридическую силу или не имеющим явного владельца. Такие документы должны храниться без ограничения срока.

Следуя правилам классификации документов, можно организовать эффективную систему хранения и быстро находить необходимые документы в любой момент времени.

Определение сроков хранения документов

Определение сроков хранения документов основывается на принципах архивного дела, которые включают нормативно-правовую базу, методику и процедуры установления и контроля сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо учитывать следующие факторы:

Законодательство. Сроки хранения документов регулируются законодательными актами, которые определяют минимальные сроки хранения различных категорий документов.
Функции и задачи организации. Сроки хранения документов зависят от целей и деятельности организации. Документы, необходимые для осуществления текущей деятельности, могут иметь относительно короткие сроки хранения, тогда как документы, имеющие историческую и научную ценность, могут храниться бессрочно.
Характер и содержание документов. Различные категории документов могут иметь разные сроки хранения. Например, финансовая отчетность обычно хранится в течение определенного периода времени после окончания финансового года.
Систематизация и классификация документов. Одним из ключевых шагов для определения сроков хранения документов является их систематизация и классификация. Классификация позволяет разделить документы на категории и определить для каждой категории соответствующие сроки хранения.

Определение сроков хранения документов является важным аспектом управления информацией и позволяет обеспечить сохранность и доступность документов на протяжении необходимого периода времени. Важно строго соблюдать установленные сроки хранения и осуществлять своевременное уничтожение устаревших документов в соответствии с действующим законодательством.

Ответственность за классификацию документов

В общем случае, отдел документооборота или архив является ответственным за классификацию документов. Эти сотрудники должны иметь необходимую квалификацию и знания в области классификации документов и сроков их хранения.

Каждая организация должна разработать внутренние правила и процедуры, которые определяют ответственность за классификацию документов и обязанности соответствующих сотрудников. В этих правилах должно быть четко указано, кто отвечает за правильную классификацию документов, какие санкции могут быть применены в случае нарушения и какая информация должна быть указана в метаданных документа.

Ответственность за классификацию документов также должна быть распределена и на другие подразделения организации, которые имеют доступ к документам. Например, сотрудники отдела кадров должны классифицировать документы, связанные с трудовыми отношениями сотрудников, а отдел финансов — документы, связанные с финансовой деятельностью организации.

Важно отметить, что классификация документов должна быть проведена ответственно и внимательно. Неправильная классификация может привести к негативным последствиям, таким как утрата информации, неправильное применение сроков хранения или нарушение законодательства. Поэтому каждый сотрудник организации, имеющий доступ к документам, должен осознавать свою ответственность и придерживаться установленных правил классификации.

Ответственность за классификацию документов лежит на плечах соответствующих сотрудников организации
Отдел документооборота или архив является ответственным за классификацию документов
Каждая организация должна разработать внутренние правила и процедуры
Ответственность за классификацию документов должна быть распределена на другие подразделения организации
Классификация документов должна быть проведена ответственно и внимательно